FANDOM


Selv om det vanligvis ikke er IKT-servicemedarbeideren som tar avgjørelser om virksomhetens IKT-strategi eller større investeringer, er det ikke alltid ledelsen har den nødvendige IKT-fagkunnskapen til å kunne forutsi konsekvensene av for eksempel å oppgradere til en ny teknologi. IKT-medarbeidere blir derfor ofte trukket inn i slikt arbeid.

Samtidig er det viktig å være oppmerksom på at teknologikunnskap ikke alltid er den viktigste bakgrunnen for å kunne ta riktige avgjørelser om IKT-investeringer.

Mange virksomheter har gjort kostbare feilinvesteringer fordi virksomhetens IKT-medarbeidere har argumentert for løsninger basert på sine egne ønsker og meninger ut fra rene tekniske forutsetninger, uten å ta hensyn til hva virksomheten egentlig har behov for.

Det kan være fristende alltid å oppgradere til nyeste programvare eller operativsystem, men er det lønnsomt? Her presenterer Windows-president Steven Sinofsky Windows 8 operativsystem i oktober 2012.  Fotograf: Justin Lane 

Husk å ta med i beregningen hvor mye tid og ressurser det vil gå med til å implementere en ny programvare. Fotograf: C. Devan 

Det er viktig å vurdere hvilke faktiske behov bedriften har før man gjennomfører en større oppgradering. Fotograf: Corbis

Kostnadene ved en IKT-investering må vurderes opp mot de fordelene investeringen gir.

La oss se på ett enkelt eksempel:

Tenk deg at du arbeider i en virksomhet som bruker Microsoft Office til vanlige kontoroppgaver som tekstbehandling, regneark og presentasjoner. Microsoft kommer med en ny versjon av Office-pakken, og spørsmålet er om virksomheten bør oppgradere.

Hvis du spør Microsoft, vil svaret garantert være ja, og som IKT-servicemedarbeider er du antakelig tilbøyelig til å være enig. En ny programversjon har nye funksjoner og muligheter, og det er jo viktig å henge med i utviklingen. Kanskje har du også brukt den nye versjonen på din egen pc i lang tid allerede.

Men å oppgradere en programpakke på én enkelt pc eller en hjemme-pc er imidlertid noe helt annet enn å gjøre den samme oppgraderingen for et stort antall brukere i en virksomhet. Selv små endringer kan medføre store kostnader i tillegg til prisen på selve programpakken (lisenskostnadene). Eksempel på dette er:

  • tida som går med til arbeidet med oppgraderingen:Dette er betalt arbeidstid, og ofte må oppgraderinger av denne typen gjøres utenom vanlig arbeidstid for å unngå at brukerne får avbrutt arbeidsdagen sin. Du må også ta med den tida som går med til testing før selve oppgraderingen gjennomføres, med i beregningen.
  • opplæring av brukerne for at de skal kunne nyttiggjøre seg nye funksjoner
  • tida som går med til ekstra brukerstøtte fordi brukerne ikke kjenner nye funksjoner, eller fordi kjente funksjoner ikke fungerer på samme måte som tidligere
  • eventuell ekstra tid som brukerne trenger for å orientere seg i programmet og gjøre seg kjent med funksjoner som er endret eller er nye
  • eventuell tid som går med til feilsøking og retting av feilsom følge av programendringen. Dette kan for eksempel være problemer som oppstår ved utveksling av data med andre systemer, makroer som ikke fungerer slik de skal lenger, konvertering av eldre data og lignende
  • eventuelt maskinutstyr som må oppgraderes som følge av økte systemkrav for den nye programpakken

Selv om ikke alle disse kostnadene nødvendigvis er relevante for en Office-oppgradering, er de likevel representative for en typisk programoppgradering.

De totale kostnadene for oppgraderingen må så veies opp mot den nytteverdien oppgraderingen har for virksomheten.

  • Har den nye programpakken funksjoner som virksomheten trenger eller savner i dag?
  • Vil oppgraderingen gjøre arbeidet mer effektivt?
  • Vil oppgraderingen medføre reduserte kostnader i form av mindre brukerstøtte og service i framtida?
  • Oppnår virksomheten noen form for konkurransefordel som følge av oppgraderingen?
  • Hvor lang tid vil det ta før effektiviseringen eller konkurransefordelen vil ha tjent inn kostnadene?
  • Er det noen problemer med den versjonen virksomheten har i dag, som løses ved oppgraderingen?

Hvis vi nå antar at virksomheten bare benytter Office-pakken til litt brev- og dokumentskriving i Word, noen standard regnearkmodeller og noen PowerPoint-presentasjoner, vil det som regel være vanskelig å forsvare de kostnadene en oppgradering medfører. Det er altså ofte gode grunner til at mange virksomheter velger å beholde gamle programversjoner så lenge som mulig.

Eksempelet er enkelt, men likevel svært typisk. Det er heller ikke urealistisk med tanke på de vurderingene du av og til blir stilt overfor i jobben som IKT-servicemedarbeider.

Andre viktige vurderinger Edit

Vi valgte eksemplet med en programoppgradering over fordi den er enkel å forholde seg til, men det finnes en rekke andre og ofte langt mer alvorlige feilvurderinger vi kan gjøre. For eksempel:

  • innføre ny teknologi som ikke er tilstrekkelig testet ut på områder som er kritiske for virksomheten
  • undervurdere kostnadene ved å innføre nye systemer
  • undervurdere konsekvensene for andre deler av virksomheten ved innføring av nye systemer, eller endring av eksisterende systemer
  • overvurdere nytteverdien av nye systemer eller endringer i eksisterende systemer
  • vente for lenge med å innføre nye systemer

Et annet enkelt eksempel på vurdering av kostnader og nytteverdi er valg av kontorstøttesystem.

Så å si alle virksomheter har bruk for standard kontorprogramvare for tekstbehandling, regneark og presentasjon. Det finnes flere muligheter, men vi kan tenke oss at en virksomhet har begrenset alternativene til Microsoft Office, OpenOffice.org og Google Dokumenter.

De dekker alle de samme grunnleggende programbehovene, men der er også forskjeller som vi må ta hensyn til.

Microsoft Office Fotograf: Mike Blake 

Google Fotograf: Mark Lennihan 

Målet er å finne den beste balansen mellom kostnader og nytteverdi.

Microsoft Office: Edit

  • innarbeidet standard som er godt kjent
  • pris frå 2000 til 5000 kroner per maskin avhengig av lisenstype
  • kan installeres på server eller på frittstående maskiner
  • integrert med Outlook
  • stort utvalg av dokumentasjon, lærebøker og kurs er tilgjengelig på norsk
  • brukerstøtte fra Microsoft eller forhandler

OpenOffice.org Edit

  • ikke fullt så kjent
  • gratis
  • kan installeres på frittstående maskiner, men har begrenset nettverksstøtte
  • kan lese og skrive Microsoft Office-dokumenter
  • begrenset dokumentasjon på norsk
  • brukerstøtte fra «community»

Google Dokumenter Edit

  • ganske godt kjent
  • gratis
  • ingen installasjon, men krever Internett
  • mulighet for tilgang til dokumenter fra alle internettilkoblede maskiner
  • mulighet for samskriving og samtidig redigering
  • mulighet for å dele dokumenter enkelt med andre
  • begrenset funksjonalitet sammenlignet med Microsoft Office og OpenOffice
  • kan importere enkle dokumenter fra Microsoft Office og OpenOffice
  • lite dokumentasjon på norsk
  • begrenset brukerstøtte

Når vi kjenner produktenes egenskaper, kan vi vurdere dem opp mot behovene som virksomheten og brukerne har.

Hvis for eksempel pris er vesentlig, er det fristende å velge OpenOffice eller Google Dokumenter, siden disse er gratis. Men som du så i eksempelet med oppgradering av programvare, kan det være andre kostnader som du må ta hensyn til. Hvis brukeren allerede kan bruke Microsoft Office, kan valg av en annen pakke medføre store kostnader til blant annet opplæring og brukerstøtte.

Hvis det derimot er vesentlig at brukerne enkelt skal kunne dele dokumenter med personer utenfor virksomheten, er antakeligvis Google Dokumenter det beste valget – forutsatt at man ikke trenger de mer avanserte funksjonene som Microsoft Office og OpenOffice har.

Det lønner seg å gå systematisk til verks. Ved å sette opp en oversikt over hvilke krav og ønsker vi har til et produkt, og sammenligne dem med egenskapene til de produktene vi kan velge mellom, blir det lettere å vurdere nytteverdien og kostnadene for hvert enkelt produkt.

Som regel finner vi ikke ett enkelt produkt som både tilfredsstiller alle krav og ønsker, og som samtidig gir de laveste kostnadene. Målet er derfor å finne den beste balansen mellom kostnader og nytteverdi.

Ad blocker interference detected!


Wikia is a free-to-use site that makes money from advertising. We have a modified experience for viewers using ad blockers

Wikia is not accessible if you’ve made further modifications. Remove the custom ad blocker rule(s) and the page will load as expected.